Organisation des données

Politique GDPR

Lisez notre politique GDPR ci-dessous, y compris les détails sur la façon dont nous pouvons traiter vos données personnelles en relation avec les services que nous fournissons pour vous.

Énoncé de politique générale sur la protection des données

GDPR signifie General Data Protection Regulation et remplace les précédentes directives sur la protection des données en vigueur. Il a été approuvé par le Parlement européen en 2016 et est entré en vigueur le 25 mai 2018. Le RGPD stipule que les données personnelles doivent être `` traitées loyalement et licitement '' et `` collectées à des fins spécifiées, explicites et légitimes '' et que les données de cette personne ne sont pas traitées à leur insu et ne sont traitées qu'avec leur consentement `` explicite ''.

Masaud Solicitors s'engage à respecter la réglementation en matière de protection des données et à protéger les droits et libertés des personnes physiques à l'égard du traitement des données personnelles. Le RGPD donne aux individus le droit de savoir quelles informations sont détenues à leur sujet. Il fournit un cadre pour garantir que les informations personnelles sont traitées correctement. 

 

La personne responsable de la protection des données dans ce cabinet est actuellement le Compliance Officer for Legal Practice du cabinet dont nous fournirons le nom sur demande.

Droits des personnes concernées

  • le droit d'être informé de la collecte et de l'utilisation de leurs données personnelles

  • le droit d'accéder aux données personnelles et aux informations complémentaires

  • le droit de faire rectifier ou compléter des données personnelles inexactes si elles sont incomplètes

  • le droit d'effacer (d'être oublié) dans certaines circonstances

  • le droit de restreindre le traitement dans certaines circonstances

  • le droit à la portabilité des données, qui permet à la personne concernée d'obtenir et de réutiliser ses données personnelles à ses propres fins sur différents services

  • le droit de s'opposer au traitement dans certaines circonstances

  • droits relatifs à la prise de décision automatisée et au profilage

  • le droit de retirer son consentement à tout moment (le cas échéant)

  • le droit de porter plainte auprès du commissaire à l'information

 

Utilisation de l'information

Nous utilisons les informations que vous fournissez principalement pour vous fournir des services juridiques et à des fins connexes, notamment:

  • Mise à jour et amélioration des dossiers clients

  • Analyse pour nous aider à gérer notre pratique

  • Retours statutaires

  • Conformité juridique et réglementaire et prévention du crime

 

Notre utilisation de ces informations est soumise à vos instructions, à la loi sur la protection des données et à notre devoir de confidentialité. Veuillez noter que notre travail pour vous peut nous obliger à fournir des informations à des tiers tels que des témoins experts et d'autres conseillers professionnels. Nous pouvons également donner ces informations à d'autres qui fournissent des services pour nous tels que l'impression ou la photocopie. Nous ne copions normalement pas ces informations à quiconque en dehors de l'Espace économique européen, cependant, nous pouvons le faire lorsque les circonstances particulières de votre affaire l'exigent. Tous ces tiers sont tenus de maintenir la confidentialité de vos fichiers.

Vous disposez d'un droit d'accès en vertu de la législation sur la protection des données aux données personnelles que nous détenons à votre sujet. Nous cherchons à garder ces données personnelles correctes et à jour. Vous devez nous faire savoir si vous pensez que les informations que nous détenons à votre sujet doivent être corrigées ou mises à jour.

Lors du traitement de données personnelles à des fins de comptabilité et d'audit conformément à l'Autorité de régulation des solicitors, à la fiscalité et aux services connexes, nous agissons en tant que responsable du traitement. Nous confirmons que nous respecterons les obligations du RGPD imposées à Masaud Solicitors en tant que responsable du traitement des données. Pour les services tels que les déclarations fiscales, vous êtes le responsable du traitement des données et nous agissons en tant que sous-traitant des données et nous confirmons que nous nous conformerons aux obligations que le RGPD nous impose en tant que sous-traitant.

Si le cabinet nomme un témoin expert pour témoigner, le témoin expert pourrait être classé comme un «sous-traitant» car il traitera également les données personnelles du client. Mais ils n'ont pas le «contrôle», ils agiront sous les instructions de l'entreprise. Dans ce cas, l'entreprise sera le responsable du traitement des données. Le témoin expert sera le responsable du traitement des données.

Ce que nous enregistrons

Nous enregistrons les noms, adresses, numéros de téléphone, adresses électroniques, dates de naissance et numéros d'assurance nationale des clients. En matière de famille et d'immigration, nous devons connaître le nom complet, l'adresse et la date de naissance des enfants. Les informations sont stockées sur notre système de gestion de cas sur nos serveurs. Dans le cadre de l'action pour les clients, certaines informations peuvent être transmises à des tiers via un système de transfert électronique de fichiers sécurisé.

Nous pouvons recevoir des données personnelles de votre part aux fins de nos contrôles de blanchiment d'argent, comme une copie de votre passeport. Ceux-ci seront traités uniquement dans le but de prévenir le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme ou de la manière autorisée par la loi ou avec votre consentement exprès. Vous consentez à ce que nous conservions ces données plus longtemps que la période légale de cinq ans, sauf indication contraire de votre part.

Si vous nous envoyez des données personnelles sur quelqu'un d'autre que vous-même, vous vous assurerez d'avoir tous les consentements et avis appropriés en place pour vous permettre de nous transférer ces données personnelles et afin que nous puissions les utiliser aux fins pour lesquelles vous nous les fournissez. .

Nous enregistrons les coordonnées de nos fournisseurs, référents et experts, les noms, adresses, numéros de téléphone, adresses e-mail et numéros de fax qui sont conservés sur un serveur sécurisé.

Dans le respect de notre politique de santé et de sécurité, nous enregistrons les noms des visiteurs / entrepreneurs de nos bureaux sur une feuille de connexion quotidienne et celle-ci est détruite chaque semaine via des déchets confidentiels.

En tant qu'employeur, Masaud Solicitors est tenu de détenir des données sur ses employés; noms, adresses, adresses e-mail, numéros de téléphone, dates de naissance, numéros d'assurance nationale, pièce d'identité avec photo par exemple passeport, permis de conduire, coordonnées bancaires, factures de services publics. Ces informations sont également requises pour les vérifications de divulgation et de service d'interdiction (DBS) et la preuve d'éligibilité à travailler au Royaume-Uni. Ces informations sont transmises via un système de transfert de fichiers sécurisé à un tiers pour le traitement des chèques DBS.

Biscuits

Masaud Solicitors utilise des cookies sur son site Web pour collecter des données pour Google Analytics, ces données sont anonymes.

Demandes de données

À tout moment, un individu peut faire une demande relative à ses données et Masaud Solicitors fournira une réponse dans un délai de 30 jours. Masaud Solicitors peut refuser une demande, c'est-à-dire si nous avons une obligation légale de conservation des données, mais nous informerons l'individu des raisons du rejet.

Les individus ont le droit de demander la suppression des données lorsqu'il n'y a aucune raison légale pour leur utilisation continue. Si une personne demande que ses données personnelles soient supprimées du système de gestion de la pratique du cabinet, lorsqu'un cas est lié à l'enregistrement de contact, la demande ne peut pas être satisfaite, car les dossiers doivent être conservés pendant une durée déterminée par la loi. Cependant, l'enregistrement de données peut être limité pour le traitement et son contenu brouillé afin que seul le délégué à la protection des données puisse le voir jusqu'à ce que le délai légal de conservation du dossier ait expiré, auquel moment il peut être supprimé. L'individu aura le droit de porter plainte auprès de l'ICO s'il n'est pas satisfait de la décision.


Sécurité des données et marketing

Masaud Solicitors exige que les données soient transférées d'un système informatique à un autre. Ces destinataires utilisent des systèmes de transfert de fichiers sécurisés et ont leurs propres politiques et procédures en place en relation avec le RGPD.

Les clients et le personnel peuvent s'opposer à ce que leurs données soient utilisées pour certaines activités telles que le marketing ou la recherche.

Masaud Solicitors n'utilise pas de données personnelles pour les organisations basées sur le marketing.


L'accès à tous les ordinateurs de bureau est protégé par mot de passe et les mots de passe sont modifiés tous les 90 jours. Lorsqu'un membre du personnel quitte l'entreprise, son mot de passe sera immédiatement modifié conformément au processus de départ de Masaud Solicitors.

GDPR signifie que les Solicitors Masaud doivent:

  • gérer et traiter correctement les données personnelles

  • protéger les droits de l'individu à la vie privée

  • fournir à une personne l'accès à tous les renseignements personnels qu'elle détient

La législation attribue à chaque responsable du traitement la responsabilité de traiter les données personnelles conformément à ses principes. Des conseils détaillés sur la manière de se conformer à ces principes peuvent être trouvés en suivant ce lien vers le site Web de l'OIC (https://ico.org.uk/) Afin de se conformer à ses obligations, Masaud Solicitors s'engage à adhérer à ses principes.

Cette politique sera mise à jour si nécessaire pour refléter les meilleures pratiques ou les futures modifications apportées au règlement général sur la protection des données (RGPD) mai 2018 et à la loi sur la protection des données 1998.

 
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